BIOLIXYM S.A.S por medio del presente documento, manifiesta que adopta de forma intencionada la presente política de tratamiento de datos que regirá las condiciones de organización, el uso de la información personal, régimen de funcionamiento, obligaciones de implicados y los procedimientos y funciones que puedan ser aplicados en el proceso de tratamiento de datos personales cuando sea necesario en el desarrollo de funciones que requieran utilizar, solicitar, almacenar, corregir, ceder o eliminar. Lo anterior ha sido resuelto, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del decreto reglamentario 1377 de 2013, ley 1581 de 2012 y ley 1273 de 2009 de la república de Colombia.

BIOLIXYM S.A.S. entidad privada, identificada con el NIT 901311937-9, con domicilio en la Calle 124 Nº 45-15 Oficina 301, Bogotá, DC, Colombia, se declara entidad responsable del tratamiento de protección de datos y el cumplimiento de la siguiente Política acorde al artículo 13 del decreto reglamentario 1377 de 2013, ley 1581 de 2012 y ley 1273 de 2009 de la república de Colombia.

1. DEFINICIONES

            1.1 Aviso de privacidad: “Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.” [1]

            1.2 Autorización: “Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.” [2]

            1.3 Base de datos: “Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento”. [3]

            1.4 Dato personal: “Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.” [4]

            1.5 Dato público: “Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Los datos de registros públicos tienen esta naturaleza.” [5]

            1.6 Dato semiprivado: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.” [6]

            1.7 Dato privado: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.” [7]

            1.8 Dato sensible: “Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.” [8]

1.9 Encargado del tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.” [9] BIOLIXYM S.A.S. actúa como encargado del tratamiento de datos personales.

1.10 Responsable del tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.” [10] BIOLIXYM S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de datos personales sobre los cuales tenga decisión directa.

1.11 Titular: “Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento”. [11]

1.12 Transferencia: “La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.” [12]

1.13 Transmisión: “Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.” [13]

1.14 Tratamiento: “Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.” [14]

1.15 Operador de información: “Se denomina operador de información a la persona,” destinada por BIOLIXYM S.A.S.” que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la presente ley. Por tanto, el operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular y por ende no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente.” [15]

2. PRINCIPIOS LEGALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el propósito de dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012, BIOLIXYM S.A.S. se encuentra comprometida a mantener la libertad , confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales de cualquier persona natural y jurídica que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos. Garantizando la aplicación de los principios legales para el tratamiento de este tipo de datos, contemplados en la Ley mencionada y decretos reglamentarios, de la siguiente manera:

2.1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS:

“El Tratamiento de datos al que se sujeta BIOLIXYM S.A.S., al que se refiere la presente ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen” [16]

Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de BIOLIXYM S.A.S. será de medio y no de resultado.

2.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD

“El Tratamiento de Datos realizado por BIOLIXYM S.A.S., obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013., la cual debe ser informada al Titular;” [17]

2.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD

El Tratamiento de Datos desarrollado por BIOLIXYM SAS, sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización del cliente, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; [18]

2.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD

La información sujeta a Tratamiento de datos compartida con BIOLIXYM S.A.S. debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se estipula que La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido captados por medio de los registros públicos es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, eximida de cualquier tipo de responsabilidad a BIOLIXYM S.A.S. frente a su veracidad y calidad. [19]

2.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

En el Tratamiento de datos, BIOLIXYM S.A.S. como responsable del tratamiento, garantiza el derecho al Titular persona natural a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que se encuentren registrados en las bases de datos de BIOLIXYM S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, dando cumplimiento a que BIOLIXYM S.A.S. como responsable del tratamiento, establece mecanismos disponibles a los titulares para el acceso a sus datos personales. [20]

2.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA

“El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley”; [21]

2.7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD

BIOLIXYM S.A.S., asegura que La información sujeta al presente Tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; [22]

2.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

“Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.” [23]

Por consiguiente, BIOLIXYM S.A.S., se compromete a conservar de manera confidencial cualquier tipo de información suministrada en la ejecución y el ejercicio de las funciones relacionadas con la organización.

3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

3.1. TRATAMIENTO DE DATOS PÚBLICOS

Acorde a lo dispuesto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, BIOLIXYM S.A.S. manifiesta que la autorización del titular no será necesaria cuando se requieran datos de naturaleza pública, por lo anterior, BIOLIXYM S.A.S. advierte que realiza tratamiento de datos personales de naturaleza pública sin previa autorización del Titular, sin embargo, esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento del resto de principios y obligaciones contempladas en la ley mencionada, en conjunto con las demás normas establecidas.

3.2. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Según establece el artículo 5º del Título III de la ley 1581 de 2012, ya mencionado anteriormente, y Para los propósitos de la presente ley que, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.” [24]

En consecuencia, se expone que BIOLIXYM S.A.S., en ejercicio bajo disposición del artículo 6 de la ley 1581 de 2012, realizará tratamiento de datos personales sensibles en casos estrictamente necesarios, siempre y cuando se realice solicitud de éstos con consentimiento previo y expreso a los titulares, informando sobre la finalidad exclusiva de necesidad de éstos para su tratamiento.

Por consiguiente, BIOLIXYM S.A.S. se reserva el derecho de solicitud y tratamiento de datos sensibles, exceptuando los siguientes escenarios:

1. a) El Titular haya dado su consentimiento previo explícito al Tratamiento de datos sensibles, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
2. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
3. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
4. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
5. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En efecto, BIOLIXYM S.A.S., se compromete a cumplir a cabalidad lo establecido a continuación:

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
3. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

3.3. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

En el Tratamiento de datos de menores, BIOLIXYM S.A.S. asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

BIOLIXYM S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos personales de menores (niños, niñas y adolescentes), se compromete a velar por la seguridad y uso adecuado de éstos mismos. En consecuencia, se da cumplimiento y desarrollo a los principios establecidos en el artículo 7º de la ley 1581 de 2012 y al decreto 1377 de 2013. [25]

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales a suministrar / suministrados, tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BIOLIXYMS., empresa que se declara responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. El titular se encuentra en plena libertad de solicitar prueba de la autorización otorgada a BIOLIXYMS., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
3. Ser informado por BIOLIXYMS., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado BIOLIXYM S.A.S. a sus datos personales
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las respectivas quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento BIOLIXYMS. han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
6. Tener libertad completa de acceder en forma gratuita al conocimiento pleno de sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

BIOLIXYM S.A.S. establece que los derechos del titular anteriormente mencionados, están sujetos a reconocimiento y garantía únicamente sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenadas en bases de datos diferentes a la de los registros públicos.

5. AVISO DE PRIVACIDAD

A través de un aviso de privacidad, BIOLIXYM S.A.S. dará la información respectiva y constancia al titular, sobre la existencia de esta política de tratamiento de datos, la cual regirá el tratamiento de todos los datos recolectados por BIOLIXYM S.A.S. posterior a su aceptación.

En consecuencia y con fines informativos, en este aviso y en el pie de página del sitio web BIOLIXYM S.A.S., estarán citadas estas políticas para que el titular pueda acceder a ellas en cualquier momento y de manera ágil y oportuna antes de la recolección de datos por parte de la empresa.

Los titulares, a través de su aceptación y consentimiento, de manera libre, expresa, informada e inequívoca asumirán que sus datos personales sean tratados por BIOLIXYM S.A.S., según las políticas de tratamiento de datos presentes y con las siguientes finalidades:

1. Identificación de cliente o cliente potencial de los productos comercializados por BIOLIXYM S.A.S.
2. Ofrecer un trato personalizado y asistencia técnica y comercial a los titulares de los datos ante cualquier solicitud, inquietud y/o reclamación.
3. Realizar procesos de facturación electrónica ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
4. Suministrar algunos de estos datos a entidades destinados a la operación logística transportadora de los productos comercializados por BIOLIXYM S.A.S., con el fin de que cliente reciba los servicios o productos adquiridos donde especifico.
5. Proporcionar los datos personales recolectados de titulares clientes y posibles clientes a organizaciones y/o entidades internacionales que tengan sede fuera de Colombia, aun cuando en el país o región donde tienen nexo estas entidades y organizaciones no haya la presencia de política o lineamientos normativos de tratamiento de datos personales, con el fin de realizar seguimiento de ventas, impulsar campañas de publicidad para fidelización de clientes recurrentes y atracción de clientes nuevos, estudiar las tendencias de los productos comercializados por BIOLIXYM S.A.S., validar la imagen pública y conocer la opinión de usuarios sobre los productos comercializados por BIOLIXYM S.A.S.; por medio de medios de comunicación digitales como FACEBOOK, INSTAGRAM, TIK TOK y todos los servicios de mensajería EMAIL o de texto.
6. Suministrar datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial a las autoridades competentes en el territorio colombiano.

6. DEBERES DE BIOLIXYM SAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

Dando cumplimiento al Artículo 17 de la ley 1581 de 2012, BIOLIXYM S.A.S. reconoce que los datos personales son únicamente sujetos a modificación y decisión sobre éstos mismos por parte de sus titulares. Así mismo, BIOLIXYM S.A.S. garantiza que dará uso a dichos datos, únicamente en propósito de dar cumplimiento a las finalidades para las que han sido recopilados, y para las que BIOLIXYM S.A.S. se encuentra autorizado de manera previa por consentimiento del titular o por la ley, respetando y dando cumplimiento en todo momento a lo establecido en las normas vigentes que rigen el tratamiento de datos.

Siendo de ésta manera, BIOLIXYM S.A.S. asegura el cumplimiento de lo establecido a continuación:

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

1. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

1. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; Departamento Administrativo de la Función Pública Ley 1581 de 2012 5 EVA – Gestor Normativo

1. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

1. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

1. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
2. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

1. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

1. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

1. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

1. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

1. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

1. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

1. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

1. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

BIOLIXYM S.A.S., responsable del tratamiento de datos personales, dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 18 de la ley 1581 de 2012, garantiza el cumplimiento de los siguientes deberes, sin prejuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

1. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

1. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

1. d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

1. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

1. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

1. g) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;

1. h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

1. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

1. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

1. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

1. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

Dando estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 74 de la constitución política de Colombia, BIOLIXYM S.A.S. garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto a los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales relacionadas con BIOLIXYM S.A.S.

Se establece que, el incumplimiento del deber de secreto y confidencialidad, será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente.

7. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

7.1. GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, BIOLIXYM S.A.S., solicitará con antelación la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal y privado, correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. 

En consecuencia, BIOLIXYM S.A.S. informará al titular de los datos lo siguiente:

• El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
• El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales.
• Los derechos que le asisten como titular.
• Página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante BIOLIXYMA.S., responsable del tratamiento.

7.1.1. Capacidad para aceptar la Política.
Sólo será admisible la recolección de Datos Personales de personas mayores de 18 años, que acorde con la ley, se consideren capaces. De no ser mayor de edad o ser legalmente incapaz, el Usuario deberá abstenerse de otorgar información personal.

EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

7.2. DEL DERECHO DE ACCESO

En seguimiento y cumplimiento conforme a la ley 1581 de 2012, BIOLIXYM S.A.S. garantiza el derecho de acceso a los titulares previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, al establecer mecanismos sencillos y ágiles que se encuentren permanentemente disponibles a éstos mismos, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular, con el fin de que puedan acceder a los datos personales que estén bajo el control de aquellos y ejercer sus derechos sobre los mismos. 

Se establece que dicho acceso, se sujeta a los límites y disposiciones establecidas en el artículo mencionado del decreto reglamentario 1377 de 2013

7.3. DEL DERECHO DE CONSULTA

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de BIOLIXYM S.A.S.

Para dar cumplimiento a lo establecido respecto al derecho a consulta respectivo, BIOLIXYM S.A.S. establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

Finalmente, respecto a la respuesta a solicitudes de consulta de datos personales contenidos en las bases de datos de BIOLIXYM S.A.S., se garantiza: 

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.4. DEL DERECHO A RECLAMAR

Si el Titular de los datos personales privados suministrados, considera que la información contenida en la base de datos de BIOLIXYM S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar el reclamo pertinente ante el responsable o encargado del tratamiento de BIOLIXYM S.A.S.

El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Es de aclarar que según lo expuesto en la Ley, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.5. DEL DERECHO A LA RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS

BIOLIXYM S.A.S. se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados.

Respecto a la rectificación y actualización de datos, BIOLIXYM S.A.S. tendrá en cuenta lo siguiente:

 En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

• Se establece que BIOLIXYMA.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos, presenciales y otros canales que BIOLIXYM S.A.S., considere pertinentes y seguros.
• BIOLIXYM S.A.S. podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web e instalaciones de BIOLIXYMA.S.

7.6. DEL DERECHO A LA SUPRESIÓN DE DATOS. 

El Titular de datos personales, tiene el derecho a solicitar a BIOLIXYM S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales, para tal proceso, se tendrá en cuenta lo siguiente:

• Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
• Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por BIOLIXYM S.A.S.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y BIOLIXYM S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

7.7. DEL DERECHO A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, BIOLIXYM S.A.S. ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

• Revocación de Autorización Total:Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que BIOLIXYM S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
• Revocación de Autorización Parcial:Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, BIOLIXYM S.A.S. deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y en los que exista un acuerdo entre partes.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y BIOLIXYM S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

*CON EL FIN DE DAR CUMPLIMIENTO A LOS DERECHOS ANTERIORES, BIOLIXYM S.A.S., HA HABILITADO EL SIGUIENTE CANAL DE ATENCIÓN VIRTUAL, PARA QUE LOS TITULARES EJERZAN SU DERECHO DE RECLAMO, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, REVOCACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE SUS DATOS, PUEDAN EJERCER SU DERECHO SEGÚN LO ESTIPULADO EN EL DECRETO 1377 DE 2013:

1. Teléfonos: 315 524 1900 – 580 7730.
2. Correo Electrónico: info@biolixym.com*

7.8. PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS CONTRATOS.

En los contratos laborales, BIOLIXYM S.A.S. ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales BIOLIXYM S.A.S., tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención de la presente Política y de su ubicación en sitio web y presencial, para su debida consulta.

En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera los datos personales del titular, BIOLIXYM S.A.S. le otorgará dicha información a las empresas de servicios externos, siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del Tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los Tratamientos autorizados por BIOLIXT y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos datos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal encargada para su Tratamiento.

Por su parte, BIOLIXYM S.A.S., al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

7.9. TRANSFERENCIA A TERCEROS

Bajo la aceptación de las políticas de privacidad y de tratamiento de datos, BIOLIXYM S.A.S. podrá transferir, entregar y/o comercializar los Datos Personales de los Titulares a terceros aliados comerciales, clientes o vinculados para efectos de que éstos terceros realicen el tratamiento de los mismos en los mismos términos y condiciones establecidos en la presente Política de Privacidad. Dichos servicios podrán incluir servicios de transportadoras de envíos, servicios de mensajería por email, gestión de transacciones de pago, entre otros. En consecuencia, los Titulares deben tener claro que al suministrarle datos personales y otra información a BIOLIXYM S.A.S., automáticamente le estarán concediendo a estos terceros autorización para acceder a su Información Personal.

En todos los eventos, dicha información suministrada por el titular, está sujeta a garantía de estricta confidencialidad y será sometida a un Tratamiento riguroso, respetando los derechos y las garantías de sus Titulares.

7.10. REGLAS GENERALES APLICABLES.

BIOLIXYM S.A.S., ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:

• BIOLIXYM S.A.S.,garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información suministrada por titulares, que tenga bajo su responsabilidad.
• BIOLIXYM S.A.S.adoptó todas las medidas técnicas necesarias y posibles con el fin de garantizar la protección y control de la base de datos existentes bajo su control.
• En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, BIOLIXYM S.A.Sse cerciorará que tanto la disponibilidad de la información, como el cuidado de los datos personales, sensibles y de menores sea un objetivo fundamental.
• BIOLIXYM S.A.S.,realizará auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
• Es responsabilidad de los funcionarios de BIOLIXYM S.A.S., reportar inmediatamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Datos Personales – cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier tipo de conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona o llegue a generar cualquier tipo de discriminación.
• La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores, contratistas de BIOLIXYM S.A.S., será un deber y complemento fundamental de esta Política.
• BIOLIXYM S.A.S.debe identificar e impulsar los siguientes: autorización de los titulares, avisos de privacidad, avisos en el sitio web, campañas de sensibilización, leyendas de reclamo y demás procedimientos pertinentes y requeridos para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

8. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

En el caso de que el titular requiera realizar alguna consulta o reclamo ante BIOLIXYM S.A.S., relacionado con exigir el derecho del Habeas Data, de acuerdo al conocimiento, actualización, rectificación, supresión y/o actualización de información personal, será efectuado según los plazos y condicionamientos que se encuentran establecidos en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES BIOLIXYM SAS.

En consecuencia, para exigir el derecho, deberá dirigir su consulta y/o reclamo a los canales de comunicación autorizados por BIOLIXYM SAS citados a continuación: Teléfonos: 315 524 1900 – 580 7730, Correo Electrónico: info@biolixym.com *

Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son de carácter personal y por ende, podrán ser ejercidos únicamente por el Titular de éstos. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad, minoría de edad o cualquier hecho que le imposibilite el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. En ese sentido, se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, BIOLIXYM S.A.S., pone a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.

BIOLIXYM S.A.S., dará respuesta a las solicitudes, consultas y/o reclamos, en los tiempos y condiciones estipuladas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, una vez verificada la solicitud, la identificación del titular, la descripción de los hechos, y asuntos relacionados con la solicitud, consulta y/o reclamo.

Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de BIOLIXYM S.A.S., podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido. 

9.EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS -RNBD-

Acorde a lo estipulado en el Decreto 090 de 2018, BIOLIXYM S.A.S. no está obligada a registrar sus bases de datos y esta Política, en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS A BASES DE DATOS Y ARCHIVOS.

BIOLIXYM S.A.S. garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, mediante la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

En el caso de alguna sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los Datos Personales confiados a ella, así como cualquier Tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación, BIOLIXYM SAS comunicará a la autoridad de protección de datos colombiana la situación, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo.

11. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición (fecha), estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia. Cuando se cumplan estas condiciones, BIOLIXYM S.A.S. informará a los titulares de los datos personales, sus causahabientes o representantes, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

12.INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna inquietud sobre lo estipulado en esta política, comuníquese con BIOLIXYM S.A.S. de manera presencial, o envíe su consulta directamente por cualquiera de los siguientes canales de comunicación puestos a su disposición:

• Correo Electrónico:
• Dirección:
• Teléfono (s):

13. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS

El presente Manual de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos:

• Constitución Política de Colombia. Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1377 de 2013.
• Ley 1273 de 2009.
• Decreto 090 de 2018.
• Circular 002 de 2015 de la SIC. Documento de Seguridad.
• Cartilla – Formatos Modelo para el Cumplimiento de Obligaciones Establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios.

[1] Decreto 1377 de 2013: “Articulo 3 Definiciones (…) 1. Aviso de Privacidad (…)”

[2] Ley 1581 de 2012, “Artículo 3 Definiciones (…) a) Autorización (…)”

 [3]Ley 1581 de 2012, “Artículo 3 Definiciones (…) b) Base de Datos (…)” 9 Ley 1581 de 2012, “Artículo 3 Definiciones (…) c) Dato Personal (…)”

[4] Ley 1581 de 2012, “Artículo 3 Definiciones (…) c) Dato Personal (…)”

[5] Decreto 1377 de 2013: “Articulo 3 Definiciones (…) 2. Dato Publico (…)”

Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=53646 Consultado el 15 de febrero de 2017.

[6] Ley Estatutaria 1266 de 2008 “Artículo 3 Definiciones (…) g) Dato semiprivado (…)”. Disponible: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1266_2008.html – Última actualización: 30 de diciembre de 2016.

[7] Ley Estatutaria 1266 de 2008 “Artículo 3 Definiciones (…) h) Dato Privado (…)”.

[8] Ley Estatutaria 1266 de 2008 “Artículo 3 Definiciones (…) h) Dato Sensible (…)”.

[9] Ley 1581 de 2012, “Artículo 3 Definiciones (…) d) Encargado del Tratamiento (…)” 15 Ley 1581 de 2012, “Artículo 3 Definiciones (…) e) Responsable del Tratamiento (…)” 16 Ley 1581 de 2012, “Artículo 3 Definiciones (…) f) Titular (…)”

[10] Ley 1581 de 2012, “Artículo 3 Definiciones (…) e) Responsable del Tratamiento (…)” 16 Ley 1581 de 2012, “Artículo 3 Definiciones (…) f) Titular (…)”

[11] Ley 1581 de 2012, “Artículo 3 Definiciones (…) f) Titular (…)”

[12] Decreto 1377 de 2013: “Articulo 3 Definiciones (…) 4. Transferencia (…)”

[13] Decreto 1377 de 2013: “Articulo 3 Definiciones (…) 5. Transmisión (…)”

[14] Ley 1581 de 2012, “Artículo 3 Definiciones (…) g) Tratamiento (…)”.

[15] Ley Estatutaria 1266 de 2008 “Artículo 3 Definiciones (…) c) Operador de Información  (…)”.

[16] Ley 1581 de 2012, “Artículo 4 Principios para el Tratamiento de Datos Personales (…) a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos (…)”

[17] Ley 1581 de 2012, “Artículo 4 Principios para el Tratamiento de Datos Personales (…) b) Principio de finalidad (…)

[18] Ley 1581 de 2012, “Artículo 4 Principios para el Tratamiento de Datos Personales (…) c) Principio de libertad (…)”

[19] Ley 1581 de 2012, “Artículo 4 Principios para el Tratamiento de Datos Personales (…) d) Principio de veracidad o calidad (…)”

[20] Ley 1581 de 2012, “Artículo 4 Principios para el Tratamiento de Datos Personales (…) e) Principio de transparencia (…)”

[21] Ley 1581 de 2012, “Artículo 4 Principios para el Tratamiento de Datos Personales (…) f) Principio de acceso y circulación restringida (…)”

[22] Ley 1581 de 2012, “Artículo 4 Principios para el Tratamiento de Datos Personales (…) h) Principio de seguridad (…)”

[23] Ley 1581 de 2012, “Artículo 4 Principios para el Tratamiento de Datos Personales (…) b) Principio de confidencialidad (…)

[24] Ley 1581 de 2012: “Titulo III, Articulo 5º (…) Tratamiento de Datos Sensibles(…)”

[25] Ley 1581 de 2012: “Titulo III, Articulo 7º (…) Tratamiento de Datos Sensibles(…)”